Les tâches administratives traditionnelles sont trop souvent fastidieuses, gourmandes en ressources (temps et espace) et pourtant totalement indissociables de toute entreprise quelle que soit sa taille.

Des étagères surchargées de classeurs catégorisés, des archives que l’on doit stocker plusieurs années, des recherches de documents qu’il faut faire régulièrement, le document mal classé que l’on met un temps précieux à retrouver, les contrôles périodiques qui deviennent de véritables épreuves (AVS, TVA, audit comptable), vous avez certainement déjà été confrontés à l’une ou l’autre de ces situations.

Le bureau sans papier élimine exhaustivement tous ces défauts :

• aucun document ne pourra plus être égaré
• un accès instantané et immédiat à l’ensemble des archives
• la possibilité de chercher des documents aussi simplement qu’avec Google
• le classement traditionnel n’est plus nécessaire
• l’espace de stockage pour les archives ainsi que les trajets entre les archives et les bureaux ne sont plus nécessaires
• le partage et la distribution des informations aussi simple et rapide que l’envoi d’un mail

Le terme GED (Gestion Electronique de Documents) est aujourd’hui courant et la technologie est largement éprouvée. La migration vers le bureau sans papier est absolument possible en toute sécurité, avec un effort initial raisonnable qui consiste en la numérisation des documents originaux, avec les bons outils (numériseur performant et fiable), les bons logiciels (http://www.devontechnologies.com) et une bonne gestion de la sécurité informatique. La sécurité des données devient en effet essentielle car lorsque vous travaillez sans originaux sur papier, vous ne pouvez pas vous permettre de perdre vos données et les sauvegardes doivent être à toute épreuve, fiables, automatiques, non contraignantes et régulièrement testées.

Nous pouvons ainsi vous assister dans la préparation, la configuration et la prise en main du logiciel sur Mac « DEVONthink Pro Office » que nous avons retenu et qui rend le passage au bureau sans papier simple, confortable et fiable.

Une expérience récente de conversion de tous les documents qui doivent être légalement conservés (sur 10 ans) et représentant plus de 40’000 pages au sein d’une entreprise de taille moyenne a nécessité seulement quelques semaines de travail à une personne dédiée à 60% à cette tâche.

Le traitement quotidien du courrier devient ensuite extrêmement rapide et la circulation d’information fluide et simple. Le cas échéant, les documents peuvent également être mis à la disposition des collaborateurs de l’entreprise, partiellement ou complètement, via un simple navigateur.

Nous pouvons vous guider et vous assister pour qu’une telle migration se fasse avec sérénité et en toute confiance, que vous puissiez ainsi vous concentrer sur vos activités quotidiennes.

Nous sommes à votre disposition pour en parler, un formulaire de contact est disponible ici